ONLYOFFICE ha lanzado hoy DocSpace 3.7, la actualización más sustancial de su plataforma de colaboración documental desde que incorporó agentes de IA en la versión 3.6. El cambio más llamativo es la capacidad de generar archivos DOCX, PPTX y PDF directamente desde el chat del agente de IA, algo que antes requería pasos intermedios. Pero hay más: tres proveedores nuevos, formularios PDF que se crean y editan dentro de la propia sala, y los editores de ONLYOFFICE Docs 9.4 incluidos en la actualización.
Para quien no conozca DocSpace: es la plataforma de gestión documental de ONLYOFFICE, diferente de sus editores standalone. Funciona con el concepto de "salas" (espacios de colaboración con permisos granulares), está disponible en la nube y también en autoalojamiento, y su código es open source bajo licencia AGPLv3. Si alguna vez has buscado una alternativa a Google Drive o SharePoint que puedas instalar en tu propio servidor, DocSpace es uno de los candidatos más serios del mercado. De hecho, ya aparecía entre las herramientas recomendadas en la Guía Definitiva de Self-Hosting 2026: 50 herramientas para recuperar tu privacidad.
IA más flexible: DeepSeek, Google AI, xAI y generación de archivos
La versión 3.7 añade tres proveedores de IA que no estaban antes: DeepSeek, Google AI y xAI (el modelo de Elon Musk). Se suman a los que ya existían: Anthropic, OpenAI, OpenRouter, Together AI y la opción de proveedor personalizado. Esto convierte a DocSpace en uno de los gestores documentales con mayor flexibilidad de elección de modelo, algo relevante para empresas que tienen restricciones sobre qué proveedores pueden usar o que simplemente prefieren no depender de un único ecosistema.
La novedad más práctica es la generación de archivos desde el chat del agente. Antes, el resultado de una conversación con el agente de IA quedaba en el chat. Ahora puedes pedirle que genere un documento Word, una presentación o un formulario PDF, y el archivo aparece directamente en tu espacio listo para editar. Es un cambio pequeño en apariencia, pero elimina el paso de copiar, pegar y formatear manualmente el output de la IA en un documento real.
Dos mejoras adicionales completan el apartado de IA: la carga de imágenes en el chat (para dar contexto visual al agente) y el pensamiento extendido, que muestra el razonamiento del modelo en solicitudes complejas, algo que ya ofrecen las interfaces nativas de Claude o GPT-4o pero que hasta ahora no estaba disponible dentro de DocSpace.
Y para las organizaciones que, por política interna o cumplimiento normativo, prefieren mantener las funciones de IA completamente apagadas: la 3.7 incluye un interruptor global en Configuración → Personalización → General que desactiva toda la integración de IA sin eliminar el historial de conversaciones previas.
Los formularios PDF dejan de ser un problema aparte
Las salas de llenado de formularios reciben una actualización importante. Hasta ahora, para usar esta función había que subir un formulario ya preparado o elegir uno de la biblioteca de plantillas. En la 3.7 se puede crear y editar un formulario PDF directamente dentro de la sala, lo que elimina la necesidad de usar un editor externo para prepararlo.
El flujo de trabajo cambia también: el formulario ahora tiene dos estados explícitos (edición y llenado) que se activan manualmente con la opción "Iniciar llenado". Mientras está en modo de edición, el rol "llenador de formularios" no puede verlo; cuando pasa a modo llenado, está disponible para todos los miembros de la sala con ese rol. Parece una distinción obvia, pero en versiones anteriores la gestión de estos estados era menos clara.
Lo más interesante para flujos de trabajo con volumen de respuestas es la integración con bases de datos externas: además de la hoja de cálculo donde se acumulan las respuestas por defecto, ahora se puede conectar una base de datos propia como destino. Útil para quien ya tiene un sistema de gestión de datos y quiere que los formularios alimenten directamente esa fuente sin pasos intermedios.
Los editores se actualizan a Docs 9.4
DocSpace 3.7 incluye la última versión de los editores de ONLYOFFICE, que salió en mayo. El cambio más visible es el modo oscuro en hojas de cálculo, que llevaba tiempo disponible en documentos de texto pero no en el editor de Calc. También se incorporan 25 nuevos temas de diapositivas y 20 nuevas transiciones para presentaciones, líneas horizontales para estructurar documentos de texto, y una pestaña dedicada al diseño de gráficos.
Para quien evalúa ONLYOFFICE como alternativa a Microsoft Office o Google Workspace, las opciones de colaboración en tiempo real son comparables. La diferencia sigue siendo el autoalojamiento: Google Workspace no lo permite, Microsoft lo permite con restricciones en versiones enterprise, y LibreOffice no tiene una solución equivalente a DocSpace integrada. Si quieres suite ofimática completa con colaboración en tiempo real sin depender de la nube de terceros, las opciones se reducen considerablemente.
El resto: salas, seguridad y facturación
La actualización incluye una función de agrupación de salas (activable desde Perfil → Gestión de archivos → Agrupar por salas) que permite organizar el espacio de trabajo cuando el número de salas empieza a crecer. Algo que cualquier usuario con más de veinte salas activas habrá necesitado en algún momento.
En seguridad, los administradores ganan dos controles nuevos: la opción de prohibir la creación de enlaces externos (para evitar que archivos internos queden expuestos accidentalmente) y la capacidad de limitar cuántos usuarios pueden unirse a DocSpace a través de un enlace de invitación y durante cuánto tiempo ese enlace permanece válido. Pequeños detalles, pero del tipo que marca la diferencia en entornos con políticas de seguridad estrictas.
Por último, ONLYOFFICE ha unificado las páginas de pagos y servicios bajo una sección llamada Facturación, que agrupa plan tarifario, método de pago, almacenamiento adicional y copias de seguridad en un solo lugar. Reorganización cosmética, pero cómoda.
La versión 3.7 ya está disponible en DocSpace Cloud. La versión autoalojada llegará en los próximos días. Si quieres probarla, hay una cuenta gratuita disponible en onlyoffice.com.
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